Tous les documents commerciaux se créent soit depuis une fiche client Société ou Particulier.
Créer une relance pour impayé
Pour créer une relance sur une facture particulière :
- Rendez-vous sur la facture souhaitée, puis cliquez sur le bouton modifier en haut à droite et sur Créer une relance.
- eKo ouvre automatiquement un mail avec en pièces jointe le courrier de relance et la facture à régler.
Obtenir toutes les factures à relancer
Pour obtenir un ou plusieurs documents de relance, en une seule fois, pour les imprimer et les envoyer par courrier :
- Rendez-vous dans l’onglet Document via le menu latéral gauche.
- Cliquez sur le bouton jaune à droite pour filtrer et cliquez sur Relance.
- Choisissez les relances souhaitées (par exemple 1ere relance), puis sélectionnez les documents avec les cases à gauche.
- Enfin, cliquez sur le bouton tout en bas « Générer les relances ».
- Générer le format souhaité, par exemple « Génération au format PDF ». Ainsi, vous aurez tous les documents au format imprimable. Vous n’avez plus qu’à imprimer et envoyer par courrier vos relances.
Personnaliser les relances
- Rendez-vous dans l’onglet Config > Modules > Relance.
- Modifiez les libellés, les délais, le montant minimum pour les relances, et le modèle mail souhaité.
- L’enregistrement se fait automatiquement, pas besoin de cliquer sur un bouton pour sauvegarder.
- Pour personnaliser les templates de mail, rendez-vous sous Modules > Email et choisissez le template concerné. Par exemple « 1ʳᵉ relance ». Modifiez le contenu du mail et cliquez sur le bouton vert Enregistrer.
À noter :
eKo vous propose trois cycles de relances possibles pour factures impayées. Les délais d’éligibilité d’une facture aux relances sont donnés par les gestionnaires de compte aux équipes de Conselio.
1ère relance : lorsqu’une facture apparaît dans cette rubrique, c’est que la date à laquelle elle devait être payée par le client est dépassée. La facture est donc éligible à la première relance pour impayé.
1ère relance en cours : lorsqu’une facture apparaît dans cette rubrique, c’est qu’elle a déjà fait l’objet d’une relance.
…et ainsi de suite jusqu’à trois relances possibles, au-delà de ces trois relances possibles, les factures impayées sont classées dans Hors cycle.