Tous les documents commerciaux se créent depuis une fiche client Société ou Particulier.
Créer une facture
- Depuis la fiche client : cliquez sur le bouton jaune à droite Créer puis Facture.
- OU rendez-vous sur le devis à transférer en facture, puis cliquez sur Transfert.
Choisissez Facture et cliquez sur le bouton vert en bas à droite Transférer. La fenêtre vous propose deux options :
- Valider : la facture est immédiatement émise avec son numéro définitif et sa date du jour. Elle est non modifiable et prête à entrer en comptabilité.
- Non valider : la facture est créée en mode brouillon. Elle est préfixée de BR- (ex. : BR-FC26060002) et un bandeau d’avertissement apparait en haut du document :
Brouillon — document non émis. Validez-le pour lui attribuer un numéro définitif et une date d’émission à la date du jour.
La mention Brouillon apparaît également en filigrane sur le PDF généré :
La facture n’est pas encore émise mais vous pouvez déjà la visualiser, l’imprimer et l’envoyer par e-mail à votre client pour relecture et validation.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Valider en haut à droite : le document reprend sa place dans la numérotation et la datation officielle des pièces, devient non modifiable et est prêt à entrer en comptabilité.
💡 Astuce : Le mode brouillon est particulièrement utile pour les factures de situation, afin de valider l’avancement à facturer avec le donneur d’ordre avant la facturation définitive.
- Complétez les informations générales : titre, représentant, mode de règlement, conditions et note confidentielle.
- Ajoutez les lignes d’articles ou de services et vérifiez les montants ainsi que la TVA.
- Cliquez sur Enregistrer pour générer la facture.
La facture est ensuite visible depuis la fiche client, dans l’onglet Document, avec les options d’action suivantes : impression, PDF, envoi par mail, modification, suppression.
Une facture peut être encaissée (partiellement ou totalement) via la fonction « Créer un encaissement ». Cette action est visible sur la vue synthétique de la facture. Pour en savoir plus sur les encaissements, rendez-vous dans notre tutoriel Comment créer ou supprimer un encaissement ?.
Modifier ou supprimer une facture
- La modification est possible tant que la facture n’est pas validée et que celle-ci est toujours en état « En saisie ».
- Après validation, une facture n’est plus modifiable. Les factures qui ont été émises ne peuvent pas être supprimées non plus. Ainsi en cas d’erreur sur une facture, il n’est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une facture corrigée. Il ne doit pas y avoir de « trou » dans la numérotation des factures. Pour corriger celle-ci, vous devez créer un avoir. Pour en savoir plus, rendez-vous dans notre tutoriel Avoir.