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Comment stocker et partager des fichiers ? Tuto en PDF

eKo propose deux espaces distincts pour gérer vos documents :

  • L’onglet Fichiers dans les fiches Société (client, prospect ou fournisseur), permettant de stocker et consulter les documents liés à une société spécifique (par exemple : devis signé, contrat, documents administratifs).
  • La Bibliothèque, accessible via le menu de gauche, qui agit comme un espace de stockage centralisé comprenant un Drive personnel et un Drive commun pour organiser et partager des documents internes.

Stocker un fichier dans une fiche Société

Pour rattacher un fichier à une société spécifique :

  • Recherchez et ouvrez la fiche société concernée.
  • Cliquez sur le bouton Créer jaune à droite.
  • Sélectionnez Fichier.
  • Choisissez la catégorie dans laquelle le fichier sera rangé.
  • Cliquez sur parcourir pour importer le document depuis votre ordinateur (ou tablette, téléphone…).
  • Une barre de progression vous indique en temps réel le pourcentage de chargement, à 100% c’est ok, votre fichier est chargé !
  • Le fichier est désormais visible et accessible à partir de la fiche client, sous l’onglet Fichiers.

    • Stocker et organiser des fichiers dans la Bibliothèque

    La Bibliothèque permet de stocker et classer des documents internes à l’entreprise. Elle comprend :

  • Drive personnel : espace privé accessible uniquement par vous, pour stocker vos documents de travail.
  • Drive commun : espace partagé avec l’ensemble des utilisateurs disposant des droits d’accès, pour mutualiser les documents utiles à l’équipe.

    • Pour ajouter un fichier dans la Bibliothèque :

  • Ouvrez le menu latéral de gauche et cliquez sur l’onglet Bibliothèque.
  • Choisissez selon la destination de votre fichier votre drive personnel ou le drive commun.

  • Cliquez sur ajouter un fichier ou ajouter un dossier pour importer votre ou vos document(s).

    • Partager un fichier

    Pour partager un fichier :

    • Si le fichier est dans une fiche Société, rendez-vous dans l’onglet Fichiers et cliquez sur l’enveloppe à droite pour envoyer par mail le document. Astuce : si plusieurs documents doivent être envoyés, sélectionnez-les grâce aux cases à gauche pour les partager tous en un seul clic.
    • Si le fichier est dans la bibliothèque, il sera accessible à tous les utilisateurs autorisés à consulter cet espace. Pour partager le document, cliquez sur celui-ci puis sur l’enveloppe pour envoyer par mail.

    Bonnes pratiques

    Rangez systématiquement vos documents commerciaux sur eKo et adoptez une nomeclature claire. Un historique bien rangé et complet vous fera gagner beaucoup de temps !

    Remarque : pour connaître votre capacité de stockage, rendez-vous sur ce tuto Combien d’espace disque sur eKo me reste t’il ?

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