La facturation électronique devient progressivement obligatoire selon les pays. Afin de simplifier vos démarches, eKo propose des options dédiées pour émettre des factures aux bons formats et recevoir automatiquement celles de vos fournisseurs — directement dans votre interface, sans outil externe.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique ne se résume pas à un simple PDF envoyé par email. Une facture électronique doit être transmise dans un format structuré normalisé (UBL, Factur-X ou CII) et respecter des exigences légales de contenu et de traçabilité.
Le réseau de transmission varie selon le pays :
- Luxembourg, Belgique et autres pays européens : les factures transitent via le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), un standard européen interopérable.
- France : les factures doivent passer par une Plateforme Agréée (PA) désignée par l’administration fiscale (comme iOPOLE). La réforme s’applique progressivement à partir de septembre 2026.
Dans les deux cas, eKo gère la transmission pour vous selon votre pays.
Recevoir des factures fournisseurs électroniques
Lorsqu’un fournisseur vous envoie une facture électronique (via PEPPOL ou PA), celle-ci arrive directement dans eKo sans aucune saisie manuelle. Vous êtes notifié sur votre tableau de bord dans le widget Factures reçues et pouvez la traiter depuis votre interface.
Valider, refuser ou contester une facture fournisseur
En cliquant sur la facture, vous accédez à la page de validation. Vous y retrouvez le détail complet du document ainsi que les informations clés (numéro, montant HT, TVA, total TTC). Vous disposez de trois actions :
- Accepter / Valider : la facture est validée et enregistrée dans votre comptabilité.
- Refuser : la facture est rejetée et le fournisseur en est informé.
- Contester : vous signalez un litige ou une anomalie sur la facture.
Vous pouvez également associer la facture à un fournisseur existant dans eKo en le recherchant dans le champ prévu à cet effet, puis générer une facture détaillée ou une facture simple.
Consulter le statut des factures électroniques
Pour suivre l’état de vos factures électroniques, rendez-vous dans Etats puis cliquez sur Statut factures électroniques.
Vous y retrouvez toutes les factures reçues avec leur statut :
- En attente : la facture est reçue mais n’a pas encore été traitée.
- Validée : la facture a été acceptée.
- Refusée : la facture a été rejetée.
Configurer les accès aux factures fournisseurs
Vous pouvez définir quels utilisateurs ont accès aux factures fournisseurs depuis Config > Droits utilisateurs. Attribuez les permissions selon les rôles de chacun pour sécuriser l’accès à ces documents sensibles.
Les options facturation électronique dans eKo
La facturation électronique n’est pas incluse dans l’abonnement eKo de base. Deux options payantes sont disponibles selon vos besoins :
Option Formats électroniques +5 € HT/mois
eKo génère vos documents (factures, avoirs, acomptes…) directement aux formats conformes à la réglementation (Factur-X, UBL, CII). Vous pouvez émettre des factures électroniques valides, quel que soit votre pays. Cette option ne comprend pas la réception automatique des factures fournisseurs.
Option Facturation électronique tout inclus +10 € HT/mois
Tout ce qui est inclus dans l’option à 5 €, plus la réception automatique des factures de vos fournisseurs directement dans eKo, via :
- PEPPOL pour les clients au Luxembourg, en Belgique et dans les autres pays européens
- Une Plateforme Agréée (PA) comme iOPOLE pour les clients en France
L’option inclut 200 pièces/mois (e-reporting, factures, acomptes, avoirs). Au-delà de 200 pièces, chaque pièce supplémentaire est facturée 0,10 €.
Frais de setup : 120 € HT à régler une seule fois à la mise en place pour l’ouverture de votre compte PA/PEPPOL.
Pour activer une option ou obtenir plus d’informations, contactez votre conseiller eKo.