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Facturation électronique

https://help.eko-crm.com/aide/comment-utiliser-la-facturation-electronique/ — mise à jour 2026-09-23

La facturation électronique devient progressivement obligatoire selon les pays. Afin de simplifier vos démarches, eKo propose des options dédiées pour émettre des factures aux bons formats et recevoir automatiquement celles de vos fournisseurs — directement dans votre interface, sans outil externe.

La facturation électronique ne se résume pas à un simple PDF envoyé par email. Une facture électronique doit être transmise dans un format structuré normalisé (UBL, Factur-X ou CII) et respecter des exigences légales de contenu et de traçabilité.

Le réseau de transmission varie selon le pays :

• Luxembourg, Belgique et autres pays européens : les factures transitent via le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), un standard européen interopérable.
• France : les factures doivent passer par une Plateforme Agréée (PA) désignée par l’administration fiscale (comme iOPOLE). La réforme s’applique progressivement à partir de septembre 2026.

Dans les deux cas, eKo gère la transmission pour vous selon votre pays.

Avec la facturation électronique, les traitements appliqués aux Sociétés diffèrent de ceux appliqués aux Particuliers. Dans eKo, un Particulier désigne une personne physique ; une Société désigne une personne morale (auto-entrepreneur, entreprise individuelle, SARL, EURL, SAS, SCI, mairie, communauté de communes…), car toutes disposent d’un numéro de SIREN, de SIRET et de TVA intracommunautaire, qu’elles soient assujetties à la TVA ou non.

Si un contact a été mal qualifié, vous pouvez corriger sa fiche sans tout ressaisir :

• Pour convertir un Particulier en Société, sur la fiche client cliquez sur Modifier puis Convertir en société.
  
• Pour convertir une Société en Particulier, sur la fiche client cliquez sur Modifier puis Convertir en particulier.
  

Vos clients particuliers ne sont pas concernés par cette rubrique. Comme les numéros de SIREN, SIRET et TVA intracommunautaire, l’identifiant de plateforme agréée de votre contact commercial est obligatoire pour rédiger vos acomptes, factures et avoirs. Demandez ce numéro à chacun de vos contacts (ils vous demanderont le vôtre en retour) et renseignez-le sur sa fiche eKo.

• Sur la fiche société ou fournisseur, cliquez sur Modifier puis Modifier à nouveau, puis sur l’onglet Document : le champ Identifiant PA se trouve en bas de cette rubrique.
  
• Renseignez l’identifiant selon le format transmis par votre contact : Maille d’inscription (4 chiffres de maille : numéro de SIREN, ex. 1234:123456789), SIREN (9 chiffres, ex. 123456789), SIRET (SIREN + 5 chiffres, ex. 12345678900012), SIREN + suffixe (ex. 123456789_5) ou SIRET + code routage (ex. 12345678900012_5).
  

Avant l’envoi d’une facture, tous les articles vendus doivent être qualifiés, sous peine de rejet du document (acompte, facture ou avoir) par la plateforme agréée. Trois types sont disponibles : un Produit est une marchandise à la vente, un Service une prestation, une Information une simple zone de texte. Si vous travaillez sans articles définis, créez a minima un article Produit et un article Service à réutiliser dans vos documents.

• Pour qualifier un article existant, ouvrez-le et cliquez sur Modifier, puis choisissez son type.
  
• Vous pouvez aussi qualifier en rédigeant vos documents : saisissez librement vos lignes, puis dans la colonne Référence, appelez l’article Produit ou Service correspondant.
  
• Ou qualifier après rédaction : tant qu’une ligne n’est rattachée à aucun article, son icône reste rouge ; cliquez dessus pour la rattacher à un article existant ou en créer un nouveau.

Lorsqu’un fournisseur vous envoie une facture électronique (via PEPPOL ou PA), celle-ci arrive directement dans eKo sans aucune saisie manuelle. Vous êtes notifié sur votre tableau de bord dans le widget Factures reçues et pouvez la traiter depuis votre interface.

En cliquant sur la facture, vous accédez à la page de validation. Vous y retrouvez le détail complet du document ainsi que les informations clés (numéro, montant HT, TVA, total TTC). Vous disposez de trois actions :

• Accepter / Valider : la facture est validée et enregistrée dans votre comptabilité.
• Refuser : la facture est rejetée et le fournisseur en est informé.
• Contester : vous signalez un litige ou une anomalie sur la facture.

Vous pouvez également associer la facture à un fournisseur existant dans eKo en le recherchant dans le champ prévu à cet effet, puis générer une facture détaillée ou une facture simple.

Pour suivre l’état de vos factures électroniques, rendez-vous dans Etats puis cliquez sur Statut factures électroniques.

Vous y retrouvez tous les documents passés par la plateforme : les factures reçues de vos fournisseurs et les documents que vous avez envoyés.

1. Les indicateurs : le nombre de factures à traiter (en rouge, celles qui attendent depuis plus de 7 jours), le nombre de factures acceptées et refusées, et le délai moyen entre la réception d’une facture et son acceptation. Ils suivent la Période choisie en haut à droite, sauf le nombre de factures à traiter, qui compte toujours toutes celles en attente.
2. À traiter : les factures reçues qui attendent votre réponse, de la plus ancienne à la plus récente, avec depuis combien de jours chacune attend.
3. Traiter ouvre la page de validation de la facture.
4. Traités et envoyés : les factures auxquelles vous avez répondu et les documents que vous avez envoyés. Pour une facture reçue, vous voyez son statut (Acceptée, Refusée ou Contestée), l’utilisateur qui l’a traitée, la date de sa réponse, le temps écoulé depuis la réception et, en cas de refus ou de contestation, le motif. Pour un document envoyé, le statut est Envoyée, ou Rejetée si la plateforme l’a refusé ; la colonne Traité par indique alors Plateforme PA.
5. Trier, filtrer, rechercher : cliquez sur un en-tête de colonne pour trier. L’entonnoir filtre la colonne (type de document, tiers, montant, statut, utilisateur…) et la loupe, à droite de l’en-tête, cherche dans toutes les colonnes du tableau.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir l’historique du document, sur le côté de l’écran.

1. La réponse donnée : qui a accepté, refusé ou contesté la facture, quand, en combien de temps, et avec quel motif.
2. La chronologie : chaque étape du document, avec son auteur — un utilisateur eKo, ou la plateforme pour la réception et les statuts qu’elle transmet.

En bas du panneau, Voir Document ouvre la facture fournisseur créée dans eKo, s’il y en a une, et Traiter (ou Voir / Valider pour une facture déjà traitée) ouvre la page de validation.

Sur téléphone, les documents s’affichent sous forme de cartes, avec un sélecteur Tous / Factures reçues / Documents envoyés.

Vous pouvez définir quels utilisateurs ont accès aux factures fournisseurs depuis Config > Droits utilisateurs. Attribuez les permissions selon les rôles de chacun pour sécuriser l’accès à ces documents sensibles.

La facturation électronique n’est pas incluse dans l’abonnement eKo de base. Deux options payantes sont disponibles selon vos besoins :

Option Formats électroniques +5 € HT/mois
eKo génère vos documents (factures, avoirs, acomptes…) directement aux formats conformes à la réglementation (Factur-X, UBL, CII). Vous pouvez émettre des factures électroniques valides, quel que soit votre pays. Cette option ne comprend pas la réception automatique des factures fournisseurs.

Option Facturation électronique tout inclus +10 € HT/mois
Tout ce qui est inclus dans l’option à 5 €, plus la réception automatique des factures de vos fournisseurs directement dans eKo, via :

• PEPPOL pour les clients au Luxembourg, en Belgique et dans les autres pays européens
• Une Plateforme Agréée (PA) comme iOPOLE pour les clients en France

L’option inclut 200 pièces/mois (e-reporting, factures, acomptes, avoirs). Au-delà de 200 pièces, chaque pièce supplémentaire est facturée 0,10 €.
Frais de setup : 120 € HT à régler une seule fois à la mise en place pour l’ouverture de votre compte PA/PEPPOL.

Pour activer une option ou obtenir plus d’informations, contactez votre conseiller eKo.