Gestion avancée

Comment stocker et partager des fichiers ?

https://help.eko-crm.com/aide/comment-stocker-et-partager-des-fichiers/ — mise à jour 2026-09-23

eKo propose deux espaces distincts pour gérer vos documents :

• L’onglet Fichiers des fiches Société (client, prospect ou fournisseur), pour stocker et consulter les documents liés à une société précise (devis signé, contrat, documents administratifs…).
• L’eKo Drive (menu Bibliothèque), un espace de stockage centralisé pour vos documents internes, avec un drive personnel et un drive commun.

1. Tapez le nom de la société dans la barre de recherche, en haut de l’écran.
2. Cliquez sur la société dans les résultats pour ouvrir sa fiche.

3. Cliquez sur le bouton jaune Créer, en haut à droite.

4. Choisissez Fichier.

5. Choisissez le dossier de destination dans lequel le fichier sera rangé.
6. Cliquez sur Nouveau fichier pour sélectionner le document sur votre ordinateur (ou tablette, téléphone…). Vous pouvez aussi le glisser-déposer directement dans le cadre en pointillés.

7. Une barre de progression vous indique l’avancement du chargement. À 100 %, un message confirme que le fichier est ajouté.

Le fichier est désormais visible dans l’onglet Fichiers de la fiche.

Astuce : depuis l’onglet Fichiers, le bouton Nouveau fichier ouvre directement la même fenêtre, sans passer par Créer.

L’eKo Drive permet de stocker et classer les documents internes à l’entreprise. Il comprend deux espaces :

• Mon eKo Drive : votre espace privé, accessible uniquement par vous, pour vos documents de travail.
• Commun : l’espace partagé avec l’ensemble des utilisateurs ayant les droits d’accès, pour mutualiser les documents utiles à l’équipe.

1. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Bibliothèque.

2. Choisissez l’espace de destination : Mon eKo Drive ou Commun. Cliquez ensuite sur un dossier pour l’ouvrir.
3. Cliquez sur Ajouter, puis sur Ajouter un fichier ou Ajouter un dossier.
4. Vous pouvez aussi créer un dossier avec Nouveau dossier, sous l’arborescence.

Astuce : vous pouvez aussi glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur directement dans la liste. Pour ranger un fichier ou un dossier, faites-le glisser sur le dossier de destination.

1. Ouvrez l’onglet Fichiers de la fiche.
2. Sur la ligne du fichier, cliquez sur l’enveloppe pour l’envoyer par email. L’icône voisine permet d’envoyer le document en signature électronique.
3. Pour envoyer plusieurs documents en une fois, cliquez sur leurs lignes pour les sélectionner.
4. Cliquez ensuite sur l’enveloppe de la barre Pour la sélection.

Un fichier du drive Commun est accessible à tous les utilisateurs autorisés à consulter cet espace. Pour l’envoyer par email :

1. Cliquez sur la ligne du fichier pour le sélectionner.
2. Le panneau de droite affiche ses actions : Télécharger, Modifier, Envoyer par mail, Attacher (le rattacher à une fiche)…
3. L’enveloppe en bout de ligne permet aussi de l’envoyer directement par email.

Rangez systématiquement vos documents commerciaux dans eKo et adoptez une nomenclature claire. Un historique bien rangé et complet vous fera gagner beaucoup de temps !

Remarque : pour connaître votre capacité de stockage, rendez-vous sur ce tuto Combien d’espace disque sur eKo me reste t’il ?